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17/06/2021 às 14h11min - Atualizada em 17/06/2021 às 14h10min

Como otimizar os processos internos de contabilidade

Ter uma contabilidade otimizada e organizada é imprescindível para um bom controle das finanças e, consequentemente, da empresa e dos lucros.
 

Saber como otimizar os processos internos de contabilidade melhora a produtividade da sua equipe, o que ajuda a economizar tempo e gerar mais lucros. 

Porquê otimizar os processos internos de contabilidade

Imagine que você tenha uma gaveta de chaves e ela está toda bagunçada, mas você precisa achar uma chave específica dentro dela. Causaria muito estresse desnecessário e você perderia muito tempo até encontrar o que quer. 
 

Uma empresa com uma contabilidade com os processos não otimizados é a mesma coisa, você e seus funcionários perderiam um tempo valioso que poderia ser usado para outras atividades, procurando por papéis, documentos, notas fiscais, arquivos e outras coisas importantes.

 

Além do mais, uma contabilidade mal organizada traz vários outros problemas para você e sua equipe, como falhas na comunicação, desgastes e uma demora relativa na solução de problemas, isso tudo causaria ainda mais estresse e até mesmo discussões.
 

São por esses e vários outros motivos que você deve saber como otimizar os processos internos de contabilidade da sua empresa. 

Como otimizar os processos internos de contabilidade

Para saber como otimizar esses processos internos de contabilidade, trago neste artigo dicas simples e fáceis que se você as seguir, com certeza terá uma contabilidade muito bem organizada e otimizada, evitando todos aqueles problemas desnecessários que eu citei mais acima. 

Planejamento

É impossível aprender como otimizar os processos internos de contabilidade da sua empresa sem um planejamento organizado. Para isso você deve definir e entender os quatro processos abaixo relativos a otimização:
 

  • Onde começa e onde termina.

  • Os setores da contabilidade envolvidos.

  • Os resultados que ambiciona.

  • O objetivo final de cada setor da contabilidade.
     

Entendendo esses quatro processos, você identifica como está o desenvolvimento de cada setor e encontra possíveis obstáculos que possam existir e que estão atrapalhando a produtividade da equipe.

Defina as prioridades

Organizar os processos é muito importante para a otimização da contabilidade, portanto dê prioridade aos serviços que sejam mais urgentes, que tenham prazos a serem cumpridos. 

 

Faça reuniões com a equipe de cada setor da contabilidade sempre que achar necessário, dessa forma você estipula os níveis de urgência do trabalho de cada setor e consegue fazer os demais serviços com calma e tranquilidade, evitando também que seus funcionários fiquem estressados ou façam um trabalho “de qualquer jeito”.

Controle o capital

Controlar as contas a receber e as contas a pagar é uma das coisas mais importantes para saber como otimizar os processos internos de contabilidade da empresa. 
 

Faça uma organização de todas as contas fixas e variáveis que você tenha que pagar e uma conta de todos os valores que tem a receber, dessa forma fica mais fácil visualizar e organizar seus lucros e despesas. 

 

Uma boa ajuda na hora de controlar o capital que entra e sai da empresa é ter um serviço de emissão de notas fiscais online, pois com as notas organizadas contendo todos os valores que entram e que saem você consegue otimizar tempo e ter maior produtividade. 

 

Com o Otimizou, por exemplo, você consegue emitir notas fiscais online com usabilidade, rapidez e segurança, além de poder escolher qual tipo de pacote de serviços que você deseja e que melhor se aplica a necessidade da sua empresa.

Implemente novas tecnologias

O mundo está evoluindo tecnologicamente e digitalmente cada dia mais, e para poder acompanhar essas evoluções você não pode deixar de otimizar os processos internos da sua contabilidade implementando sempre as mais novas e atuais tecnologias do mercado.
 

Usar uma ferramenta de gestão, por exemplo, garante várias soluções para a otimização de vários processos:
 

  • Integra e reúne as informações de cada departamento separadamente em um único banco de dados.
     

  • Gera relatórios diários, semanais e mensais, que ajudam a verificar sempre o capital, o estoque e ajudam você a tomar as melhores decisões.

  • Estabelece um padrão de importância para as atividades que precisam ser realizadas primeiro e as que podem ser realizadas depois.

 

Coloque a mão na massa

Ficou claro que não é tão simples assim saber como otimizar os processos internos de contabilidade da sua empresa, contudo, seguindo essas dicas, você obterá sucesso nesse processo e conseguirá fazer todas as mudanças necessárias da melhor maneira possível.
 

Enfim, com disciplina, foco e as ferramentas certas você terá êxito em auxiliar sua equipe e dar à eles todos os caminhos e meios necessários para manter uma contabilidade organizada, otimizada e produtiva.

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Lucas W. Pelisari

Lucas W. Pelisari

Colunista de empreendedorismo e Direito

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